Saygı ve yüz kaybetmeme
Resmî görüşmelerde karşı tarafı herkesin önünde zor durumda bırakmayan, ölçülü bir iletişim tercih et. Anlaşmazlığı kişiselleştirmek yerine teknik konuyu ayrı ele al. İş kültürüyle ilgili genel gözlemleri bütün kişilere uygulanacak katı kurallar gibi kullanma.
Toplantı gündemi ve kartvizit
Kısa şirket tanıtımı, amaç ve tartışılacak başlıkları önceden paylaş. Kartviziti özenle alıp isim ve unvanı incelemek uygun bir yaklaşım olabilir; iki elle alışveriş yaygın bir görgü örneğidir. Hitap biçiminden emin değilsen sor.
Karar yetkisi ve tercüme
Görüşmeye katılan kişinin imza veya nihai onay yetkisini netleştir. Teknik terimler varsa tercümana önceden kısa bir sözlük ve ürün bilgisi ver. Aynı kelimenin iki taraf için farklı teslim veya kalite anlamına gelmesini önlemek için örnek kullan.
Güven ve iş yemeği
İlişki geliştirmek zaman alabilir; bir iş yemeğini sözleşme onayı gibi yorumlama. Fiyat, ürün standardı ve sorumluluğu ayrıca yazılı teyit et. Misafirperverlik ve hediye konusunda kendi kurumunun kurallarına uy; belirsiz ayrıcalık taleplerini normal iş gideri sayma.
Tet döneminde planlama
Tet tarihleri ve işletmelerin kapanış süreleri yıldan yıla değişir. Görüşme, üretim, banka ve nakliye programını karşı taraftan ayrı teyit et. Bir resmî tatil listesinin her fabrikanın çalışma takvimini gösterdiğini varsayma.
Toplantı sonrası örnek takip düzeni
- Görüşülen ürün/hizmet ve kararlaştırılan kapsam
- Açık kalan sorular ve sorumlu kişi
- Numune, teklif veya belge için hedef tarih
- Bir sonraki görüşmenin amacı
Sözlü uzlaşmayı kısa bir özetle teyit et. Sessizlik veya nazik bir olumlu ifade, bütün ticari koşulların kabul edildiği anlamına gelmeyebilir.